سیستم سازی کسب و کار

سیستم سازی کسب و کار چیست؟

سیستم سازی کسب و کار ابعاد و مفهوم بسیارگسترده ای دارد به عبارت ساده تر بقای یک سیستم و کسب و کار به داشتن ساختاری مناسب و کار آمد است. در حقیقت سیستم سازی سازمانی مجموعه‌ ای از فرآیند ها است که وظایف و فعالیت هر فرد و بخش را در کسب و کار مشخص می‌‌کند.

 

سیستم چیست؟

مجموعه یا ترکیبی از اشیا، قطعات یا افراد که تشکیل دهنده یک مجموعه پیچیده یا واحد هستند. یا به عبارت دیگر سیستم مجموعه‌ای از اجزای مختلف است که برای تحقق یک هدف با یکدیگر در ارتباط هستند. هر سیستم دارای ورودی، فراگرد و خروجی است.

مفهوم سیستم سازی چیست؟

عمل سازماندهی وظایف هر بخش ، ارگان ، سازمان و … را بر اساس یک چارچوب و منطق مشخص را سیستم سازی می‌گویند.

به عبارت دیگر بهینه سازی اجزای یک سیستم را برای کارکرد بهتر را می‌گویند.

سیستم سازی کسب و کار از مجموعه ای از منابع انسانی،مدارک،منبع مالی و ابزار می‌باشد که هدف آن سود آوری برای شرکت و سازمان می‌باشد.

 

مزایای سیستم سازی کسب و کار

• کاهش کنترل افراد :

مدیران و افراد ارشد سازمانی با کم کردن کنترل افراد تمرکز خود را بر روی افزایش کارآیی و توسعه کسب و کار می‌گذارند. سپس با ایجاد فرایند‌های گوناگون برای هر افراد وقت آزادتری پیدا می‌کنند.

 

• عدم اتکا به فرد خاص :

وظایف دستاورد‌های سازمان متکی به یک یا چند فرد خاص نمی‌باشد. همه ی افراد برای تحقق اهداف تلاش می‌کنند.

 

• شفافیت وظایف :

در سیستم سازی کسب و کار، فعالیت‌ها و وظایف هر فرد و بخش به صورت کاملا شفاف مشخص می‌شود در نتیجه فعالیت‌ها با کمترین اشتباه انسانی انجام می‌شود.

 

• افزایش مسئولیت پذیری در کارکنان :

با مشخص شدن واضح فرآیندها، وظایف و سیستم­‌ها، همه کارکنان به طور کامل می‎‌دانند که چه وظایفی باید انجام شود. چه کسی مسئولیت انجام آن را دارند و چه زمانی باید پایان یابند. بنابراین مدیران زمان کمتری را وقف نظارت مستقیم عملکرد کارکنان خواهند کرد. این امر به نوبه خود، باعث افزایش مسئولیت پذیری کارکنان می‌شود. در نتیجه افزایش رضایت شغلی افراد و بهبود روابط بین مدیران و کارکنان در بر خواهد داشت.

 

• کاهش هزینه ها :

هزینه‌های سازمانی کاهش پیدا می‌کند. از طریق تقسیم وظایف و بهبود عملکرد هزینه‌های کسب و کار به طور چشمگیری کاهش پیدا می‌کند.

 

• سهولت انتقال اطلاعات :

در سازمانی که سیستم سازی کسب و کار انجام شده است انتقال اطلاعات به راحتی بین مدیران و کارکنان صورت می‌گیرد.

 

• بهبود ارائه خدمات به مشتری :

مشتریان از ارکان اصلی مشاغل هستند و بدون وجود آن‌ها هیچ کسب‌و‌کاری وجود نخواهد داشت. سیستم‎ سازی کسب و کار می‌‎تواند به ارائه خدمات بهتر به مشتریان کمک کند و همچنین در سیستم‌های سازمانی قدیمی درخواست یا شکایت مشتری می‎‌تواند به آسانی نادیده گرفته شود سیستم سازی کسب و کار به پاسخگویی سریعتر به شکایات و نارضایتی ها نیز کمک بزرگی خواهد کرد.

 

• افزایش تمرکز بر فعالیت های مفید :

زمان بسیاری در هر سازمان صرف امور زاید و بیهوده می‌شود. اما در سازمانی که سیستم سازی کسب و کار صورت گرفته به جای صرف زمان برای یک کار بیهوده، کارکنان تمرکز خود را در انجام وظایف می گذارند که برای سازمان مفید و سود آور است.

 

• پیروزی در بازار های رقابتی :

امروزه کسب و کارهایی که به سیستم سازی توجه کرده باشند، برای پیروز شدن در بازارهای رقابتی از شانس بیشتری برخوردار هستند. که دلیل این پیشرفت وجود سیستم‌سازی در کارها، استمرار دستاوردهای قبلی و در حال رشد بودن آن‌ها است. این در حالی است که در کسب‌و‌کار های فاقد سیستم ممکن است در هر مرحله از مسیر، تمام دستاوردهای سابق از بین بروند و کسب‌و‌کار به طور کامل فرو بپاشد.

 

.h_iframe-aparat_embed_frame{position:relative;}.h_iframe-aparat_embed_frame .ratio{display:block;width:100%;height:auto;}.h_iframe-aparat_embed_frame iframe{position:absolute;top:0;left:0;width:100%;height:100%;}

 

برای سیستم سازی کسب و کار چه کارهایی باید انجام دهیم؟

• داشتن تفکر سیستمی:

اولین و مهمترین اساس این است که سازمان و مدیران تفکر سیستمی داشته باشند. به عبارت دیگر مدیران فقط به خروجی سیستم توجه نمی‌کنند. بلکه برای رسیدن به هدف نهایی به همه اجزای سیستم توجه می‌کنند.

 

• مشخص بودن اهداف :

هدف مجموعه از سیستم سازی کسب و کار به طور کامل باید مشخص باشد. ضروری است که اهداف و الویت‌های هر سیستم به طور کامل روشن مشخص شده باشد. سپس فرآیند‌هایی که نیاز به برنامه ریزی دقیق دارند تعیین شوند.

 

• مشخص بودن مسیر انجام فعالیت ها :

مسیر هر فرآیند به طور کامل مشخص باشد. شروع ،پردازش و خروجی هر فعالیت به روشنی به تصویر کشیده شود.

 

• تعیین مسئولیت افراد در سازمان :

شرح وظایف و اختیار افراد در سازمان مشخص شده باشد.

 

• تعیین تیم برای اهداف :

افراد در سیستم‌ها نقش مهمی دارند اما وجود تیم ها در سیستم سازی کسب و کار حیاتی است. آگاهی اعضای تیم از توانایی‌ها استعداد‌های یکدیگر ، نه تنها باعث می‌شود که افراد به یکدیگر اعتماد ‌کنند، بلکه می‌دانند در هرزمینه  باید از چه کسانی استفاده کنند. درنتیجه کارایی تیم تا حد زیادی افزایش می‌یابد.

 

• وجود آموزش :

آموزش کافی به اعضای سازمان درباره سیستم‌های جدید داده شود.

 

دلایل عدم سیستم سازی کسب و کار توسط مدیران

• ترس از واگذاری کارها به افراد دیگر به دلیل اینکه تصور می‌کنند خودشان این کار را به بهترین نحو انجام می‌دهند. یا اینکه با واگذار کردن فعالیت‌ها به افراد دیگر در نظر کارمندان بی ارزش به نظر می‌رسند.

 

• عدم اعتقاد به استفاده از تکنولوژی سیستم سازی نوین منوط به استفاده از تکنولوژی مدرن است که هنوز مدیران رده بالایی وجود دارند که توانایی استفاده از تکنولوژی را ندارند.

 

• نداشتن زمان کافی برای مدیران که علت آن انجام دادن کارهایی است که از وظایف مدیر نیست بلکه کار کارمندان است. پر مشغله بودن باعث می‌شود زمان کافی برای برنامه ریزی، تعیین استراتژی و برنامه ریزی نداشته باشند.

 

چه کسانی به سیستم سازی کسب و کار نیاز دارند؟

• مدیرانی که به استمرار رشد کسب کار اهمیت می‌دهند. هدف آن‌ها این نیست که به تنهایی تمام وظایف را انجام دهند. بلکه می‌خواهند از حداکثر کارایی کارکنان خود استفاده کنند.

 

• مدیرانی که دارای ایده و افکار نوین برای پیشرفت سازمان هستند. اما به دلیل مشغله زیاد زمان کافی برای تحقق این اهدف ندارند.

 

• افرادی که دارای چند کسب کار هستند با سیستم سازی کسب و کار به راحتی می‌تواند آن‌ها را مدیریت کند.

 

• مدیرانی که علاوه بر اهداف سازمان به پرورش نیروی متخصص و ماهر نیز اهمیت می‌دهند.

 

نتیجه گیری

در این مقاله به این نتیجه می‌رسیم که صاحب هر شغل چه کوچک و چه بزرگ امیدوار است موفق شود و بقای یک سازمان در سیستم‌سازی است. سیستم سازی کسب و کار کمک می‌کند که سازمان با کار کمتر در آمد بیشتری داشته باشد. مدیران می‌توانند بسیاری از کارها را به دیگران بسپارند. تا وقت بیشتری برای تفکر حرفه‌ای و تعیین استراتژی نوین به‌ دست بیاورند.

داشتن هدف، تفکر سیستمی، روتین‌ها و دستورالعمل‌ها، فرهنگ و مهارت کار تیمی، افرادی توانمند و ابزارهای مناسب، بخش‌های جدایی‌ناپذیر از سیستم سازی کسب و کار هستند. که بدون توجه به این اصول، تحقق سیستم‌سازی ممکن نیست. همچنین باید به این مسئله توجه کرد که در صورتی که زیرساخت‌های لازم و فرهنگ سازمانی مناسب وجود نداشته باشد و یا در اجرای سیستم‌سازی‌ها دقت و مدیریت کافی به کار گرفته نشود می‌تواند سازمان را از مسیر اصلی پیشرفت خود خارج کند و چالش‌های زیادی می‌تواند ایجاد کند.

 

جهت دانلود فایل PDF این مقاله بر روی لینک زیر کلیک کنید.

کلیک کنید

 

نویسنده: مژده آب روشن

منبع: CCTVGRAM